Dr. Fredericksonun implant pratiği stabildi. Son üç yıldır yıllık üretimi yaklaşık 700,000 dolarda kalmıştı. Üretimini arttırmanın anahtarının ekibi olduğuna inanıyordu. Tüm işletme için bir bonus sistemi uygulamaya karar verdi. Ekibine yıl sonu itibariyle yıllık ciro 200,000 dolar arttığı takdirde her bir çalışanın 3000 dolar prim alacağını söyledi. Prim vaadinin tüm ekibi yıl boyunca motive edeceğini düşünüyordu. Yanılmıştı.
Ekip bonusu almayı istiyordu ama maksimum üretime ulaşmak için gereken tüm gereçlerden yoksundu. Pratik sistemleri son on yıldır güncellenmemişti. Sonuçta tüm ekibi yavaşlatacak şekilde her klinik işlemde fiziki yetersizlikler sözkonusu idi.
Dr. Frederickson üretimi sabit kalırken giderek işi büyütüyordu. İşin gerçeği bazı aylarda gelirleri geçen yılın rakamlarından düşüktü. Ekibi büyük stres altındaydı çünkü doktorun gerçekçi olmayan beklentilerine ayak uyduramıyorlardı. Ofis yöneticisi ve hasta danışmanlığı koordinatörü işi bırakmayı düşünüyordu. Doktor prim sisteminin üretim problemine en iyi çözüm olacağını düşünüyordu ama görünen o ki işleri daha da kötüleştirmişti.
Bonus sistemi çalışanları motive etme ve üretimi arttırma potansiyeline sahiptir. Bir bonus programı uygulamaya başlamadan önce Levin Grup pratiğin analizinin yapılmasını ve gerektiğinde de işletme sisteminin güncellenmesini tavsiye etmektedir. Dr.Fredericksonun vakasında temel olarak arabayı atın önüne koşmuştur. İlk önce pratik sisteminin tekrar tasarlanmasına ihtiyacı vardı, daha sonra ekibi güncellenmiş sisteme yönlendirecek ve herhangi bir bonus programına başlamadan önce altı ay süreyle bu yeni sistemin etkinliğini izlemesi gerekecekti.Nasıl işe yarar?
Bir bonus sistemi ekibe sunulmadan önce iyi tasarlanmalı ve kliniğin amaçlarına uygun hale getirilmelidir. Düzgün şekilde eğitilmemiş bir ekip bonus sisteminden çok az fayda sağlar çünkü işi bir üst seviyeye çıkarmaya hazır değildirler. Diğer taraftan ekiplerini yeni sistemler üzerine eğiten klinikler bonusun uzun dönemde pozitif etkilerini yaşayacaktır.
Güncellenmiş sistemlerin oturduğu pratiklerde bonus programı hem ekip hem de ofis için bir kazan-kazan durumu oluşturur. Bonus programı maaş sisteminden çok daha fazla işe bağlılık temin eder. Sebep? Çalışanların hepsi işi sahiplenmektedir. Ekip üyeleri kliniğin işlerinin büyümesinin gelirlerini veya maaşlarını doğrudan etkileyeceğini anlamaya başlayacaktır.
Dental staff üyelerinin pek çoğu asla terfi alma, üst görevlere yükselme veya bir başka departmana geçme fırsatı bulamayacağından bonus sayesinde başka türlü sağlanamayacak bir motivasyon yaratılmış olur. Bir teşvik programı ekibi motive eder ve doktorun performansa dayalı ödeme yapmasını sağlar.
Kararların doğru uygulanması
Bonus programı yeniden yapılandırılarak hem doktor hem de ekibin faydalanması sağlanmalıdır. Levin Grup başarılı bonus programlarının tasarlanmasında dört aksiyon aşamasının kritik olduğunu bulmuştur:
1. Bonus gelir odaklı olmalıdır, üretim değil: bonusların üretim temelli olması saçmadır çünkü topladığınızı harcayamazsınız. Tüm ekibin etkin bir işletme yönetimi için gelirlerin toplanması gerektiğini anlaması şarttır.
2. Bonus programı anlaşılır olmalıdır: Eğer bonus programı çok komplike olursa ekip günlük gelişimi takip edemez ve motivasyonu düşer.
3. Ekip bonus programının nasıl çalıştığının farkında olmalıdır. Birçok çalışan bonusu basitçe otomatik olarak gelen ekstra gelir gibi düşünmektedir. Ekip üyeleri bonusun ancak gelir hedefleri karşılandığında hakedileceğini anlamalıdır. Herhangi bir bonus programı uygulamadan önce sistemin nasıl işleyeceği ve klinik gelir hedefine ulaşır ise tüm ekibin bundan nasıl yararlanabileceği hakkında konuşmak için sabah toplantıları ve aylık toplantıları uygundur.
4. Bonus, ekip bonusu olmalıdır: Kliniğin hedeflere ulaşabilmesi için ekipteki herkesin katkıda bulunması gerekir. Klinik iyi giderse herkes faydalanır. Etkin bir bonus sistemi hem doktor hem de çalışanlar için mesleki tatmin artarken daha güçlü bir ekip yaratılabilmesine yardımcı olur. Ekip bonusu konsepti bu bağlamda kritiktir. Amaç, kliniğin en üst düzeyde işlev görmesini mümkün kılacak şekilde ekip çalışması, uyum ve sinerjiye erişebilmektir. Ekip bu tek hedefe odaklandığı takdirde bunu başarmak için yekvücut çalışacaktır.
Ekibin motivasyonu
İyi liderler ekibindekileri potansiyellerine ulaşma konusunda motive ederler. İmplant doktoru hedefe ulaşmak veya geçmek için ekibi cesaretlendiren bir amigo gibi davranma ihtiyacı duyabilir. Bonus sadece paradan öte olmalıdır bunun başarı ve takdirle de ilgisi vardır.
Ekibe bonusu hatırlatmak ve ulaşabilmelerine yardımcı olmak suretiyle lider ekibe takdirlerini sunma fırsatı bulur, onları eğitir ve özel bir klinik kültürü geliştirebilir. Bir başka önemli faktör de her zaman heyecan yaratabilmektir. Ekibe her zaman yeni bonus periyotlarını hatırlatın, toplantı odasındaki panoya asın, sabah toplantılarında bahsedin ve kazananları kutlayın.
Sonuç
Bonus ancak doğru liderlik doğru sistemler ile birleştiğinde en etkindir. Doğru uygulandığında ekip bazlı bir bonus programı pratik kültüründe önemli bir fark yaratabilir. Ekip üyeleri bonusun ne olduğunu ve nasıl kazanıldığını çok iyi anlamalıdır. Hiçbir şey klinik daha iyiye gittikçe oluşan heyecandan daha iyi değildir ve ekip üretimi arttırmak için daha da iyi çalışır. Doğru bonus sistemi size ve ekibinize kliniğinizi bir üst seviyeye taşımakta yardımcı olur.
Roger P. Levin
Dr. Roger Levin dişhekimliği muayenehaneleri hakkında müşterileri ve ortaklarına yaşam boyu hizmet sunan bir danışmanlık firması olan Levin Grup CEOsudur. 1985 yılından beri Levin Grup tek bir misyon yüklenmiştir dişhekimlerinin hayatını iyileştirmek.
