Dr. Mahmut Demirkan

Diş Hekimliğinde Muayenehane İşletmeciliği-IV İnsan Kaynakları Yönetimi (İKY)

 

Düş + Zaman = Gerçek

Stefano D’Anna


Önce düşünüze inanacaksınız sonra göreceksiniz. Siz aslında çoksunuz. Buna inanın lütfen. Tek başına bile çalışıyor olsanız çoksunuz. Siz işyerinizde aynı zamanda girişimci, yönetici, diş hekimi, sekreter, diş hekimi yardımcısı oluyorsunuz.
09.07.2014 17:25

İnsan kaynakları (çalışanlar), muayenehanemizde üretim faaliyetini doğrudan veya dolaylı biçimde gerçekleştiren kişileri ifade etmektedir. İnsan kaynakları yönetimi (İKY) ise iş yerimizdeki çalışanların etkili ve verimli bir şekilde çalışmasıyla ilgili faaliyet sistemi olarak tanımlanabilir. Sağlık kuruluşlarında hizmet sunumunun temel belirleyicisi çalışanlardır. Hizmet kalitesi de büyük ölçüde sağlık çalışanına bağlıdır. Bu yüzden İKY kavramı işletmenizin devamlılığı ve diğer işletmelerden daha iyi bir konumda olması için bilinmesi gerekli unsurlardan bir tanesidir.

Bizler kliniğimizin sahibi diş hekimleri olarak iş yerlerimizde üç farklı görevi üstlenmekteyiz;


Girişimci Diş Hekimi: İşletmenin sahibi olan ve risk alan kişi
Yönetici Diş Hekimi: İşletmenin müdürü olarak planlar yapan, çalışanları yöneten kişi
Çalışan Diş Hekimi: İşletmenin hizmet üretiminden direkt sorumlu olan kişi

Bundan önceki makalemde girişimci diş hekiminin risklerini anlatmıştım. Bu makalemde de yönetici diş hekiminin profesyonel bakış açılarından bahsedeceğim. Muayenehanelerimiz, büyük hastanelerin küçük birer modeli olarak hizmet veren sağlık kuruluşlarıdır. Bizler aslında küçük bir hastane sahibiyiz. Sahip olduğunuz işletmelere bu profesyonellikle bakarsanız kaliteli hizmet anlayışı ve kaliteli bir yaşam bizleri bekler. Aksi takdirde karmaşanın içinde boğulup kalırız. Bizlerin yüzlerce çalışanı onlarca bölümü hemşireleri, sekreterleri, müdürleri ve genel müdürleri olmadı. Belki de hiç bu kadar insanla hayatımız boyunca bile çalışmayacağız. Ancak her birimizin en az bir sekreteri en az bir tanede diş hekimi yardımcısı olmalıdır.  Amacımız kurumsallaşmak ve özgürleşmekse insan kaynaklarına önem vermeliyiz. Şimdi de bazılarımız küçük bir muayenehanede İKY de nerden çıktı diyebilir. Hatta kim var ki kimi yönetelim bile diyebilirler değil mi?


İnsan inandığıdır. Önce düşünüze inanacaksınız sonra göreceksiniz. Siz aslında çoksunuz. Buna inanın lütfen. Tek başına bile çalışıyor olsanız çoksunuz. Siz işyerinizde aynı zamanda girişimci, yönetici, diş hekimi, sekreter, diş hekimi yardımcısı oluyorsunuz. Alın sizin dışınızda dört kişi daha. İşletmenize gerçek anlamda bir sekreter ve bir diş hekimi yardımcısı da işe almışsanız siz bir hastane olmuşsunuz da haberiniz yokmuş değil mi? Peki böylesine küçük bir hastane akılcı İKY ile mükemmel bir işletmeye nasıl dönüştürülecek? İşletmenizde başarılı İKY uygulamaları olmazsa başınıza neler gelebilir ve hatta çoğumuzun başına da gelmiştir. Yıllardır sizinle çalışan sekreteriniz daha fazla ücret veren başka bir işyerine geçmiştir. Yıllardır eğittiğiniz diş hekimi yardımcınız S.G.K sının yatırılmasını istediği için onun işine siz son vermiş ve onun gibi yetenekli başka birini hiçbir zaman bulamamışsınızdır ya da tamamen yalnız kalmış telefonlara bakan, hastayı tedavi ederken eldivenlerinizle kapıyı açmak zorunda kalmış olabilirsiniz. Belki de gereğinden fazla personelle çalışıp kazancınızı bir türlü artıramayan gereksiz istihdam açan biri olarak aldığınız riskleri taşımayan bir hayatınız olabilir ve her ay ücret ödeme anında sıkıntılarınız artabilir. Mutlu ve başarılı bir diş hekimliğini düşlemişsek eğer; küçük hastane modeli bilinçaltımızda yer edinmelidir.


İşletmenizde, kurumsal bir anlayışın hâkim olabilmesi için bizim dışımızda en az bir sekreter ve en az bir diş hekimi yardımcısı olmalıdır. Yani işletmemiz en az üç kişiden oluşan bir takım çalışması ile hizmet sektöründe yerini almalıdır. Küçük bir parfümeri dükkânında bile bir kasiyer iki adet satış elemanı vardır. En küçük markette bile en az iki kişi bulunur. Ya ayakkabı mağazaları, pastaneler, lokantalar hepsine bir bakın hizmet sektöründe insan gücü ne kadar değerli. Sağlık kuruluşlarında, maliyet hesaplarında yapılan araştırmalar en fazla giderlerin (% 50- 70 oranında ) insan kaynaklarına harcandığını göstermiştir. Bu kadar fazla gider kaleminde yer tutan bir maliyetin akılcı yönetimi olmazsa işletme uzun vadede ya zarar eder ya da tarih olur. Çoğu işletme sahibi kendi işini yapan profesyonellerden oluşmaktadır. Diş hekimliğinde de durum aynıdır. Çoğu diş hekimi kendi işini kurar. İşletme sahibi olarak gider tablosunda kendine ödeme yapması gereken ücreti yazmaz ve çok kazandığını düşünür. Girişimciliğin dışında o işi kendisi yapmasa başka bir diş hekimi yapacaktır. O diş hekimine de bir ücret ödemek zorundadır. Ayrıca o diş hekimini ve diğer personellerini de yönetecek bir yöneticiyi işe aldığını düşünelim ona da bir ücret ödeyecektir. O zaman o girişimci diş hekimi önce yönetici olan kendisini sonra da yine diş hekimi olan kendisini işe alacak ve onlara bir ücret politikası belirleyecek sosyal güvenlik SGK ve diğer ödeneklerini de ekleyerek maliyet kalemlerindeki yerlerini belirleyecektir. Diğer giderlerini de gelirlerinden düştükten sonra kar varsa o işletmenin girişimci hakkıdır. Aksi halde kendi kendini kandırır yıllarca değil mi?


İşletme sahibi olan kişinin insanları işe alma sürecinin planı çok ayrıntılıdır. Ancak sistem oluşturulduktan sonra mükemmel işletmenin sırlarına yaklaşılır. Amaç sistemin insanları yönetmesi ve her şeyin sistem tarafından kolayca kontrolüne bağlıdır. İşletme kişilere bağımlı olarak değil sisteme bağlı olarak hayatta kalmayı planlamalıdır. Şayet kişilere bağımlı olursa ve o kişi bir şekilde işletmeden ayrılırsa hizmet üretimi ve kar oranları düşebilir hatta zarar başlayabilir. Sisteme bağlı olunursa o kişi gider diğerleri yerini hemen doldurur. Sistem işletmenin zararını kabul edemez. Bunun için zaten kiriz çıkmadan önlemleri hazırdır.


     İşe alma süreci:

1-İş Tanımı ve İş Gerekleri

2-İş İlanı Vermek

3-Mülakat Süreci

4-Eğitim Süreci

5-Deneme Süreci

6-Sürekli Kadroya Geçiş Süreci

7-Sürekli Eğitim Süreci

İş Tanımı; işin içeriğindeki görevleri, sorumlulukları, çalışma koşullarını, açıklayan yazılı bir belgedir.

İş Gerekleri; işin layıkıyla yapılması için, işi üstlenen kişide bulunması gereken nitelikleri(eğitim, deneyim, vb.) ortaya koyar.

Sekreterlik işi ile ilgili kısa örnekler ile iş tanımını ve iş gereklerini açıklayacağım diğer işler içinde size bir model olacaktır.


İşin Adı: Sekreterlik

Bölüm: Ön Büro
İşin Tanımı: Yöneticisinin emir ve direktifleri doğrultusunda sekreterlikle ilgili bölümün faaliyetlerini planlamak, örgütlemek, yönlendirmek ve denetlemek

Beceri Gerekleri
Eğitim: En az lise mezunu olmalıdır. Tıbbı sekreterlik mezunu veya üniversitelerin iki yıllık sekreterlik mezunu olması tercih sebebidir
Deneyim: En az altı aylık deneyim
Özel Bilgi ve Yetenek: Bilgisayarı on parmak kullanabilmelidir.

Çaba Gerekleri

Bedensel Çaba: Aktif çalışan bir sistemin içinde aynı anda birden çok şeyi yapabilme yeteneğine sahip olmalıdır. Aynı anda telefona ve klinikteki hasta yakınına ve doktora cevap verebilecek bir çabayı gösterecek yeteneğe sahip olmalı ya da eğitime açık olmalıdır.
Düşünsel Çaba: Hasta memnuniyetini artıracak ve kendi alanı içinde toplam kaliteyi artırıcı yeni fikirleri üretebilmeli.

Sorumluluk
Malzeme ve Makine Sorumluluğu: Sekreterlik işini yapmasında kendisine yardımcı olan bütün ekipmanlar
Mali Sorumluluk: Makinaların ve diğer malzemelerin hatalı kullanımından kaynaklı mali sorumluluk

Sekreterin Görevleri;

1-Yapılacak günlük işleri planlamalı, planı izlemeli gerektiğinde planlarda değişiklik yapmalı neyi ne zaman yapılacağını ve önem sırasına göre düzenlemelidir.

2-Yöneticinin iş yerinde olmadığı durumlarda yöneticiyi temsil etmeli

3-Ofis ekipmanlarının tamamını hatasız kullanabilmeli

4-Yazışmaları yapmalı gelen ve giden evrakları kontrol etmeli

5-Hasta randevularını düzenlemeli zaman yönetimine dikkat etmeli ve diş hekiminin en verimli şekilde çalışması için randevuları ayarlamalı

6-Dosyalama ve arşivleme tekniğini bilmeli ve gerektiğinde evrakları rahatlıkla bulabilmeli

7-Kuruluşun vizyonu, misyonu amaç ve hizmetlerini daima ön planda tutmalı

8-Kasa giriş ve çıkışlarını tutmalı. Diş laboratuarı ana tedarikçi firmalarının takibi aylık doktor performansı aylık istatistiklerin takibi banka kayıtlarının takibini yapmalıdır.

9-Hastaya planlanan tedavi ile ilgili mali tablonun açıklanması ve ödemelerinin alınması.

Olması Gereken Özellikleri: İşletmenin yüz akı olmalıdır. Hasta ile gerek telefonda gerekse yüz yüze ilk karşılaşan personel olduğu için güler yüzlü bakımlı diksiyonu ve fiziği düzgün akıllı bir kişi olmalıdır.

Daha bir sürü ayrıntı eklenebilinir. Ancak sizin işe almayı planladığınız kişiye o işin nasıl yapılacağını anlatan bir çalışma kılavuzunu da hazırlamanız gerekmektedir. Ne zaman nasıl hangi koşullarda neleri yapacağını harfi harfine yazacağınız bir çalışma kılavuzunuz yoksa sizin ondan istediklerinizi yazılı olarak açıklamalı bir şekilde ona vermemiş iseniz o sizin ne istediğinizi anlayamayacaktır.  Kabiliyetli bir sekreterinizi kaybetmek zorunda kalabilir ya da onun eğitimi için çok zaman ve çaba sarf etmek zorunda kalabilirsiniz. Bu yüzden her iş için o işin nasıl yapılacağına dair bir çalışma kılavuzunuzu bizzat siz hazırlamalısınız. Örneğin kahvenizin nasıl olması gerektiğini ve her zaman aynı kalitede kahveyi nasıl yapması gerektiğini ona yazılı olarak verirseniz o ya da bir başkası size aynı kalitede kahve hazırlayacaktır. İşin sırrı ilk başta sizin çaba harcamanızda gizli. Biraz zaman alır ama hayatınız boyunca rahat edersiniz.



İnsan Kaynakları Yönetiminin Başarısı; dört temel unsur tarafından belirlenir:


a- Yeterlilik; personelin işini yapması için gerekli bilgi ve becerilere sahip olması anlamına gelir. Personel işinde ne derece yeterlidir? Ek bir eğitime ihtiyacı var mıdır?

b- Bağlanma; personelin işine ve işletmesine bağlanmasının değerini ifade eder. Kurumunu ve görevini ne derece benimsemiştir.

c- Uyum; personelin kişisel amaçları ve felsefesi ile kurumun amaçları ve felsefesi arasında bir uyum var mıdır? Yöneticiler ve çalışanlar arasında karşılıklı güven ve amaç birliği söz konusu mudur?

d- Maliyet ve Etkinlik;   İKY süreçleri, ücretler, sosyal yardım ve hizmetler, personel devri ve diğer kriterler bakımından yapılan giderlere değer sonuçlar verebilmekte midir?

İnsan Kaynakları İlkeleri; liyakat, güvence, halef yetiştirme, yönetim geliştirme olarak adlandırılmaktadır.


Doğru iş, doğru insan, doğru ücret politikası sayesinde işletmenizde hizmet kalitesi artacaktır. Bu sizin yüksek kar etmenizi sağlayacaktır. Çünkü hastalarınız bütünselliği yakalamış başarılı bir işletmeden hizmet satın alarak sağlamış olduğunuz deneyimi sizinle yaşamak isteyeceklerdir. Bu deneyimi yaşayanlar diğerlerine anlatacak ve siz kimsenin düşünmediği düşünse bile önemsemediği insana yatırımlarınız ve çabalarınızın meyvesini toplayarak huzurlu ve kaliteli özgür bir yaşamda kendinizi bulacaksınız. İnsan gücüne yapmış olduğunuz yatırımlarla siz diğer işletmelerden daha hızlı büyüyecek ve kendinizi, geleceğinizi güvende hissedeceksiniz. Bir gün siz olmasanız da kurmuş olduğunuz işletmenizin devam edeceğini size inanan çalışanlarınızın bu bayrağı kurumsal bir inanç ve disiplinle gelecek kuşaklara taşıyacağını düşlemelisiniz. Düşleyin. Düş hayattaki en büyük gerçektir. Düşlediğiniz her şey Allah’ın izni ile gerçek olur. Yeter ki isteyin ve çaba gösterin.



Dr. Mahmut Demirkan DDS, MS
Diş Hekimi ve İşletme Yönetimi Uzmanı
www.mahmutdemirkan.com


4735

Dişhekimliği Dergisi'nin yeni formatını nasıl buldunuz?